Tổ Chức Lễ Khánh Thành Lên Kịch Bản Nhân Sự Thiết Bị Từ A – Z

Trong các dự án của các doanh nghiệp, lễ khánh thành thường xuyên xuất hiện để tuyên truyền và tạo nên độ hot cho danh tiếng của công ty. Thông qua lễ khánh thành, doanh nghiệp có thể khẳng định được tên tuổi và chứng minh được năng lực của mình cũng như các bước phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Chính vì thế, tổ chức lễ khánh thành là một trong những việc quan trọng nhất.

LỰA TRỌN ĐƠN VỊ TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH THÀNH CÔNG .

Lễ khánh thành là cột mốc đầu tiên, đánh dấu bước đầu khởi tạo và thực hiện của một dự án nào đó mà doanh nghiệp đang chú trọng. Bắt đầu từ lễ khánh thành, dự án sẽ được triển khai nhanh chóng. Lễ khánh thành không chỉ được coi là sự kiện quan trọng của một dự án mà còn được coi là một trong những sự kiện giúp doanh nghiệp nâng cao tên tuổi, quảng bá rộng rãi trên thương trường. 

Chính vì sự quan trọng của lễ khánh thành nên thông thường các doanh nghiệp sẽ tiến hành sự kiện này theo trình tự, quy củ nhất định. Để đảm bảo sự kiện tổ chức lễ khánh thành có thể diễn ra suôn sẻ, những đơn vị chuyên tổ chức sự kiện, cung cấp trang thiết bị âm thanh ánh sáng sẽ là lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

Minh Vũ media chúng tôi đã trải qua 10 năm trên lĩnh tổ chức sự kiện khai trương khánh thành chúng tôi hiểu những khóa khăn hay sử lý tình huông như thế nào để đạt được thành công của mỗi chương trình, tối ưu kinh phí nhưng vẫn đạt sự sang trong trong buổi lễ.

các dự án chúng tôi đã triển khai như khánh thành nhà thờ, khánh thành cầu đường, khánh thành tòa nhà, và nhiều dự án khác.

Tổ chức lễ khánh thành trọn gói từ A – Z

1 Quy trình tổ chức lễ khánh thành như thế nào ?

Quy trình tổ chức lễ khánh thành sẽ bao gồm khá nhiều bước cơ bản, bao gồm: 

• Lên ý tưởng thực hiện cho sự kiện.
• Đưa ra thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện.
• Đưa ra cách tổ chức sự kiện.
• Xây dựng nội dung chương trình.
• Sắp xếp và bố trí nhân sự theo từng nhiệm vụ.
• Xin giấy phép tổ chức sự kiện lễ khánh thành.
• Thực hiện các công tác truyền thông cho sự kiện. 
• Chuẩn bị văn nghệ, đồ ăn thức uống.
• Công tác đón khách. 
• Giới thiệu về sự kiện khánh thành, giới thiệu các đại biểu, khách mời
• Cắt băng khánh thành.
• Nghi lễ múa Lân – Sư – Rồng
• Tham quan dự án 
• Đãi tiệc
• Tặng quà – Tri ân

Đôi ngũ nhân sự xinh đẹp do Minh Vũ media cung cấp

Lên ý tưởng thực hiện cho sự kiện

Trước hết, để lễ khánh thành có thể thành công tốt đẹp, doanh nghiệp phải có được ý tưởng thực hiện sự kiện sao cho độc đáo và phù hợp nhất. Theo đó, ý tưởng này sẽ được căn cứ trong suốt thời gian chuẩn bị và diễn ra sự kiện. Ý tưởng này có thể lấy cảm hứng từ các sự kiện khánh thành khác cũng có thể lấy cảm hứng từ nguồn gốc của doanh nghiệp. Ý tưởng phải thể hiện được uy tín, danh tiếng của doanh nghiệp cũng như chất lượng của dự án. 

Đưa ra thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi lên ý tưởng, doanh nghiệp cần phải xác định được thời gian và địa điểm tổ chức. Thời gian và địa điểm tổ chức sẽ được công bố rộng rãi trong quá trình chuẩn bị sự kiện, giúp sự kiện cũng như dự án được nhiều người biết đến hơn. Thời gian tổ chức phải phù hợp với lượng chương trình diễn ra, tốt nhất nên vào thứ 7 và chủ nhật để thu hút được nhiều quan khách hơn. Nên tổ chức lễ khánh thành ở những địa điểm nổi tiếng, có thể làm nổi bật được uy tín và tiềm lực của doanh nghiệp. 

Công tác chuẩn bị cho Tổ chức lễ khánh thành!

Đưa ra cách tổ chức sự kiện

Có 2 cách tổ chức sự kiện. Doanh nghiệp có thể tổ chức sự kiện trong nhà hoặc ngoài trời. Tại sao doanh nghiệp cần phải đưa ra được cách tổ chức sự kiện sớm? Đưa ra được cách tổ chức sự kiện sớm có thể giúp cho đội ngũ hậu cần có thời gian và đầy đủ yếu tố để chuẩn bị kỹ càng và chuẩn xác hơn. Doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện trong nhà, các trang thiết bị âm thanh ánh sáng cần phải được cân nhắc sử dụng với chất lượng khác với khi doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện ngoài trời. 

Xây dựng nội dung chương trình

Sau khi chuẩn bị xong các công đoạn ban đầu, doanh nghiệp cần xây dựng được chi tiết nội dung chương trình. Trong nội dung chương trình, doanh nghiệp cần đề ra được các nghi thức, thủ tục cần thực hiện cũng như các công việc sẽ tiến hành trong quá trình diễn ra sự kiện lễ khánh thành. Từ bản nội dung chương trình này, đội ngũ nhân viên sẽ tiến hành theo thứ tự từ trên xuống dưới. 

Nội dung tốt thì sự kiện sẽ diễn ra càng hay và thú vị

Sắp xếp và bố trí nhân sự theo từng nhiệm vụ

Để các công việc tiến hành chính xác hơn, doanh nghiệp cần biết cách sắp xếp và bố trí nhân sự theo từng nhiệm vụ để nhân sự không thực hiện trùng lặp các công việc của nhau. Về phần nội dung, doanh nghiệp cần giao riêng cho một đội nhóm. Phần âm thanh, ánh sáng doanh nghiệp có thể giao cho một đội nhóm khác hoặc có thể sử dụng một đơn vị cung cấp trang thiết bị âm thanh ánh sáng để tiết kiệm thời gian và nhân lực hơn. BÊn cạnh đó, trước khi sự kiện bắt đầu, doanh nghiệp phải xin được giấy phép tổ chức sự kiện lễ khánh thành. 

Xin giấy phép tổ chức sự kiện lễ khánh thành

Giấy phép phải được xin tại các cơ quan có thẩm quyền. Để lấy được giấy phép này, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Đơn xin cấp phép tổ chức lễ khánh thành. Theo đó đơn xin này phải đứng tên công ty tổ chức sự kiện. 
• 1 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. 
• Trong trường hợp doanh nghiệp thuê đơn vị tổ chức sự kiện, cần có giấy ủy quyền tổ chức của doanh nghiệp cho công ty tổ chức sự kiện.
• Hợp đồng ký kết giữa doanh nghiệp với địa điểm tổ chức sự kiện. 
• Bản nội dung chương trình lễ khánh thành. 

Trước khi sự kiện diễn ra, doanh nghiệp phải lấy được giấy phép tổ chức sự kiện lễ khánh thành 

Nếu doanh nghiệp có đủ các giấy tờ này, giấy phép sẽ được cấp trong vòng 7 ngày. 

Thực hiện các công tác truyền thông cho sự kiện

Tất nhiên, để lễ khánh thành được nhiều người biết đến, được giới báo chí quan tâm, doanh nghiệp cũng cần phải tiến hành thực hiện các công tác truyền thông. Các công tác truyền thông cần phải được xúc tiến ngay từ khi có thời gian và địa điểm tổ chức. Trong quá trình chuẩn bị, các công tác truyền thông phải đảm bảo luôn mới mẻ và giữ được độ hot cho sự kiện. 

Chuẩn bị văn nghệ, đồ ăn thức uống

Văn nghệ và đồ ăn thức uống có lẽ là 2 điều khá quan trọng trong một sự kiện lớn như lễ khánh thành. Văn nghệ sẽ được diễn ra đầu tiên để mở màn cho sự kiện lễ khánh thành. Đồ uống và đồ ăn nhẹ như hoa quả, bánh kẹo cũng sẽ được chuẩn bị và sẵn sàng tiếp đón khách mời.

Văn nghệ sẽ diễn ra đầu tiên, kèm theo đồ ăn thức uống cho khách quan

Công tác đón khách

Công tác đón khách sẽ được triển khai sau khi công tác chuẩn bị hoàn tất. Một đội ngũ lễ tân tiếp khách, tiếp nước sẽ bắt đầu đón khách từ cửa vào tới chỗ ngồi. Công tác đón khách rất quan trọng. Nó thể hiện được sự niềm nở, nhiệt tình và hiếu khách cũng như danh tiếng và uy tín của doanh nghiệp. 

Giới thiệu về sự kiện khánh thành, giới thiệu các đại biểu, khách mời 

Sau khi khách mời đã ổn định chỗ ngồi, thời gian bắt đầu sự kiện đã đến, MC sẽ bắt đầu giới thiệu về sự kiện khánh thành cũng như các đại biểu khách mời có mặt trong buổi lễ. Phần này được thực hiện một cách trang trọng. Tuy nhiên, do thiếu đi sự thú vị nên thông thường phần giới thiệu sẽ được đẩy nhanh.

Tuy nhạt nhẽo nhưng giới thiệu vẫn là khâu quan trọng trong lễ khánh thành

Cắt băng khánh thành

Ngay sau khi phần giới thiệu kết thúc, phần cắt băng khánh thành quan trọng nhất sẽ bắt đầu. Trong phần này, các đại biểu, khách mời và chủ đầu tư, doanh nghiệp dự án sẽ cùng nhau cắt băng khánh thành để chúc cho dự án thành công tốt đẹp. 

Nghi lễ múa Lân – Sư – Rồng

Ngay sau nghi lễ cắt băng khánh thành chính là nghi lễ múa lân – sư – rồng. Tương truyền, nghi lễ này là nghi lễ đem lại may mắn cho các dự án, giúp cho các dự án gặp nhiều thuận lợi, chủ đầu tư, doanh nghiệp phát đạt hơn.

Tham quan dự án 

Sau khi kết thúc nghi lễ múa lân – sư – rồng, quan khách có một chút thời gian để tham quan dự án. Trong buổi lễ, có lẽ có khá nhiều khách hàng đang có hứng thú với dự án. Việc tham quan dự án không chỉ thúc đẩy danh tiếng mà còn thúc đẩy được doanh thu cho chủ đầu tư. 

Việc tham quan dự án khiến doanh thu của chủ đầu tư doanh nghiệp có khả năng tăng cao

Đãi Tiệc trà hoặc tiệc mặn theo sự lựa trọn từ trước

Cuối cùng, một bữa tiệc hoành tráng sẽ được chuẩn bị để mời tất cả các quan khách đã đến dự lễ khánh thành. Bữa tiệc sẽ kết thúc với màn tặng quà, tri ân khách hàng thân thiết, quan khách tới góp mặt trong buổi lễ khánh thành. 

Tặng quà – Tri ân

Có khá nhiều món quà sẽ được doanh nghiệp chuẩn bị trước để trao tặng cho những khách mời tiêu biểu hoặc những khách hàng ngỏ ý chốt dự án ngay từ ngày khánh thành. Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị dư số lượng quà để phòng trường hợp có quá nhiều khách hàng ưng ý và chốt dự án ngay tại buổi lễ khánh thành. 

Quy trình thực hiện tổ chức lễ khánh thành khá dườm dà và phức tạp. Do tính quan trọng của sự kiện này nên thông thường chúng ta đều phải thực hiện tuần tự từng bước và không nên bỏ qua bất cứ bước nào. Để làm được điều này, chúng tôi luôn khuyên các doanh nghiệp sử dụng đơn vị tổ chức sự kiện, cung cấp trang thiết bị âm thanh ánh sáng để sự kiện diễn ra thành công hơn. 

Tặng quà – Tri ân là công tác không thể thiếu cuối mỗi sự kiện lễ khánh thành

Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tham khảo đơn vị tổ chức lễ khánh thành của chúng tôi. Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề cung cấp trang thiết bị âm thanh ánh sáng hỗ trợ tổ chức sự kiện, đơn vị chúng tôi chắc chắn sẽ giúp các doanh nghiệp hoàn thiện sự kiện tổ chức lễ khánh thành này một cách hoàn hảo nhất. 

Nếu có nhu cầu sử dụng trang thiết bị âm thanh ánh sáng cùng dịch vụ hỗ trợ của chúng tôi, hãy liên hệ ngay tới hotline để được tư vấn chi tiết hơn nhé!

Hình ảnh thực tế một buổi lễ tổ chức lễ khánh thành có nhà giàn, bàn ghê, sân khấu, âm thanh, màn hình led của Minh Vũ media

2  NHỮNG THIẾT BỊ KHÔNG THỂ THIẾU TRONG BUỔI LỄ KHÁNH THÀNH  NÀO CŨNG CẦN CÓ:

• Âm thanh ánh sáng theo quy mô kịch bản chương trình
• Sân khấu backfrop banner, standee, băng dôn
• Bàn ghế, khách vip, đại biểu các loại theo yêu cầu, mầu nơ áo ghế
• Bục phát biểu hoa cài lẵng hoa chúc mừng
• Khung nhà giàn, ô dù che mưa che nắng theo thời tiết ngày hôm đó
• Trang trí sân khấu hoa khô, bóng bay, cổng hơi
• Bộ cắt băng khai trương, quạt công nghiệp, quạt hơi nước, điều hòa , cây sưởi theo mùa
• Rối hơi cổng hơi hay cổng trào formex
• Thảm đỏ trải nền và sân khấu, hoặc thảm cỏ theo yêu cầu
• Thiết bị trình chiếu như màn hinh led, ti vi,máy chiếu
• Hàng rào bảo vệ, rào inox làn đường dành cho VIP lên sân khấu phát biểu.
• Pháo điện tạo điểm nhấn nổi bật khi cắt băng khai trương
• Nước la vi ly uống nước
• Quà Tặng

Hình ảnh thực tế lễ Tổ chức lễ khánh thành nhà máy trọn gói .

3 NHÂN SỰ CẦN CÓ TRONG BUỔI LỄ KHAI TRƯƠNG ( QUÝ KHÁCH LỰA TRỌN THEO TÍNH CHẤT QUY MÔ TỔ CHỨC)

• MC nam /nữ
• Ca sỹ, nhóm hảy, PGS, Người mẫu
• Thợ chụp ảnh quay phim
• Múa lân rồng, cầu tài cầu lộc chắc chắn không thể thiếu trong buổi lễ khai trương
• Múa trống hội rộn ràng sôi động lôi cuốn

QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA  MINH VŨ MEDIA CHẮC CHẮN, KÝ KẾT HỢP ĐỒNG PHÁP LÝ ĐẦY ĐỦ.

Quy Trình làm việc của công ty tổ chức khánh thành chuyên nghiệp

Bước 1 : Tiếp nhận và trao đổi thông tin cụ thể của buổi lễ

– Khách hàng có thể để thông gọi trưc tiếp vào số hotline 0982559323 – 0942 444 667 sẽ có đội ngũ tư vấn và tiếp nhận thông tin, quý khách hàng cần cung cấp như tổ chức khai trương nhà hàng hay khách sạn, công ty, chi nhánh cửa hàng, quy mô số lượng khách mời.

– Nhân viên tư vấn sẽ nhiệt tình hỗ trợ tối đa về những nhu cầu, thắc mắc trong dịch vụ tổ chức khai trương từ phía khách hàng đảm bảo sự hài lòng.

Bước 2 : Lên ý tưởng kịch bản sơ bộ khảo sát không gian đo lường

– Sau khi trao đổi, nắm bắt thông tin và mong muốn từ phía khách hàng, nhân viên chúng tôi sẽ vận dụng kinh nghiệm và sức sáng tạo của mình để lên ý tưởng chương trình và kịch bản sơ bộ, qua đó khách hàng dễ dàng chỉnh sửa và hình dung rõ ràng hơn về diễn biến của chương trình.

Bước 3 : Lên báo giá bản excel rõ ràng từng hạng mục chi tiết

– Quá trình chỉnh sửa và hoàn thành kịch bản xong, Minh Vũ media sẽ lên báo giá chi tiết gửi khách hàng theo các hạng mục trong sự kiện khai trương.

Bước 4 : Ký kết hợp đồng pháp lý và triển khai như đã ký

– Hợp đồng sẽ được lập khi 02 bên thống nhất tất cả các vấn đề trong dự án, hợp đồng sẽ được gửi cho khách hàng sớm nhất.

Bước 5 : Công tác chuẩn bị trước sự kiện khánh thành

– Phân công trách nhiệm cho các bộ phận phụ trách

– Chuẩn bị các hạng mục về nhân sự, thiết bị, địa điểm, trang phục, thiết kế và vật dụng liên quan như đã ký kết

– Setup sân khấu, hệ thống âm thanh – ánh sáng, không gian sự kiện, bàn tiệc, hoa…

– Test thử chương trình : MC, nhóm múa, nhóm nhảy, ca sĩ , thiết bị…

Bước 6 : Chạy chương trình theo kịch bản

– Chương trình sự kiện khai trương được đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch và thời lượng. Tất cả các nhân viên sẽ bám sát chương trình để đảm bảo các công tác được xử lý nhanh chóng.

– Minh Vũ media luôn xây dựng phương án dự phòng tốt nhất cho các chương trình sự kiện.

Bước 6 : Kết thúc và thanh toán theo hợp đồng

– Qúa trình thanh toán được diễn ra theo đúng với thỏa thuận trong hợp đồng được ký.

Cảm ơn quý khánh đã và đang ủng hộ giao niềm tin cho đội ngũ cán bộ công nhân viên công ty TNHH – PTTM Và Truyền Thông Minh Vũ, chúng tôi cố gắng đáp ứng dịch vụ tổ chức lễ khánh thành tốt nhất luôn là niềm tin của mỗi công ty giao cho Minh Vũ media đảm nhận.