Tổ Chức Khai Trương Công Ty Trọn Gói Và Những Điều Bạn Cần Biết

Khai trương công ty là sự kiện không thể bỏ qua trong quá trình phát triển của một công ty mới. Đây không chỉ đơn giản là mở cửa một cơ sở mới, mà còn là một cơ hội để giao tiếp giữa doanh nghiệp và thế giới bên ngoài. Bài viết này Minh Vũ Media sẽ đưa bạn vào hành trình của việc tổ chức một sự kiện này và bật mí những điều cần có để tổ chức sự kiện khai trương công ty thành công.

Danh mục cần chuẩn bị cho sự kiện khai trương công ty

Xem ngày, giờ đẹp khai trương công ty

Xem ngày, giờ tốt cho buổi lễ khai trương công ty thành công tốt đẹp

• Trước khi tổ chức sự kiện khai trương, bạn nên tìm hiểu và chọn ngày và giờ phù hợp. Tham khảo trên các trang mạng xã hội hay bạn có thể liên hệ với các chuyên gia phong thủy để nhận được lời khuyên.
• Đặc biệt cần xem xét các yếu tố ngoại cảnh trong ngày khai trương. Cụ thể như ngày lễ, thời tiết, và sự phù hợp với kế hoạch công việc hiện tại để chọn ngày phù hợp.

Chuẩn bị lễ cúng khai trương công ty

Lễ cúng khai trương công ty cần thực hiện chỉnh chu, đầy đủ

• Xác định quy trình và nghi thức của lễ cúng khai trương công ty.
• Chuẩn bị các vật phẩm cần thiết trong mâm cúng khai trương công ty. Cụ thể như hoa, nến, lễ mặn, lễ ngọt và các vật phẩm linh thiêng khác.
• Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị bài cúng khai trương công ty chi tiết để thực hiện trong buổi lễ. Nếu như chưa có nhiều kinh nghiệm, bạn cũng có thể tham khảo ý kiến của những chuyên gia phong thuỷ để thực hiện lễ cúng một cách trang trọng và chuyên nghiệp nhất.

Chuẩn bị danh sách khách mời và thiệp mời

Thiệp mời khai trương công ty cần được gửi đến tận tay khách mời, đầy đủ thông tin chi tiết

• Xác định danh sách khách mời quan trọng trước khi diễn ra buổi lễ khai trương công ty. Bao gồm khách hàng hiện tại, đối tác, nhà cung cấp và cộng đồng địa phương.
• Chuẩn bị thiệp mời chuyên nghiệp với thông tin chi tiết về sự kiện, địa điểm, thời gian và lời mời đến khách mời.
• Gửi thiệp mời đúng thời hạn và theo dõi xác nhận tham dự từ khách mời.

Trang trí khai trương công ty

Trang trí khai trương công ty sao cho phù hợp với phong cách và thông điệp của công ty.

• Thiết kế và trang trí không gian khai trương công ty sao cho phù hợp với phong cách và thông điệp của công ty.
• Sử dụng các màu sắc và hình ảnh liên quan đến công ty để tạo nên không gian trang trọng và chuyên nghiệp.
• Bao gồm: sân khấu, backdrop, banner, hoa khai trương, cây cảnh, và ánh sáng. Để tạo điểm nhấn cho không gian trưng bày.

Tham khảo thêm về trang trí khai trương và dịch vụ trang trí khai trương chuyên nghiệp tại đây.

Chuẩn bị quà tặng khai trương

Chuẩn bị quà tặng khai trương cho khách mời tham dự sự kiện

• Lựa chọn và chuẩn bị những món quà tặng đặc biệt để trao tặng cho khách mời và đối tác quan trọng. Đây không chỉ đơn thuần là một món quà khai trương mà còn thể hiện tình cảm, thành ý của doanh nghiệp đến với người tham gia sự kiện. 
• Cân nhắc các món quà mang tính đại diện cho công ty. Cụ thể như sản phẩm của công ty hoặc một món quà độc đáo và ý nghĩa liên quan đến ngành nghề hoạt động của công ty.

Sắp xếp nhân sự trong buổi lễ

Sắp xếp, bố trí nhân sự đầy đủ, chuyên nghiệp, chất lượng trước buổi lễ khai trương

• Xác định và sắp xếp nhân sự trong buổi lễ.Bao gồm MC, nhân sự biểu diễn, nhân viên phục vụ, hỗ trợ và bảo vệ.
• Đảm bảo rằng mỗi nhân viên có nhiệm vụ cụ thể và được đào tạo trước để phục vụ khách mời một cách chuyên nghiệp và tận tâm.
• Cung cấp đồng phục cho nhân viên để tạo sự nhất quán và chuyên nghiệp cho buổi lễ.

Xem thêm về dịch vụ cung cấp nhân sự khai trương trọn gói, chuyên nghiệp tại đây.

Kịch bản lễ khai trương công ty

Kịch bản khai trương công ty cần cụ thể, chi tiết và rõ ràng cho từng hạng mục

• Chuẩn bị kịch bản chi tiết cho buổi lễ. Tại đây, cần bao gồm các hoạt động, diễn giả, và các phần trình diễn khác.
• Xác định thời gian và thứ tự các phần trong buổi lễ. Bao gồm lễ cắt băng khai trương, phát biểu của giám đốc, diễn giả khách mời, và các hoạt động giải trí khác.
• Đảm bảo rằng kịch bản được tuân thủ và thực hiện một cách trơn tru và chính xác.

Chiến dịch truyền thông trước, trong và sau buổi lễ

Thực hiện chiến dịch truyền thông trước, trong và sau buổi lễ để có được sự kiện thành công nhất

• Xây dựng và triển khai chiến dịch truyền thông để quảng bá sự kiện khai trương công ty. Mục đích thu hút sự quan tâm của công chúng và khách hàng tiềm năng.
• Viết bài PR và gửi cho các phương tiện truyền thông. Chuẩn bị và phát hành thông cáo báo chí, tạo nội dung trên website và mạng xã hội để thông báo về sự kiện. Đặc biệt cần tạo sự chú ý trước, trong và sau buổi lễ.
• Sử dụng các kênh truyền thông xã hội và quảng cáo để lan truyền thông điệp về sự kiện.

Yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức khai trương công ty

Yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức sự kiện khai trương công ty

Công tác tổ chức buổi khai trương công ty là một sự kiện quan trọng để giới thiệu và quảng bá công ty mới thành lập. Yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức buổi khai trương bao gồm:

Quy mô buổi lễ khai trương

• Quy mô của buổi lễ phụ thuộc vào sự lớn mạnh của công ty và ngân sách dành cho sự kiện này.
• Buổi lễ có thể được tổ chức nhỏ gọn chỉ với nhân viên và khách hàng cố định. Hoặc bạn có thể mở rộng để mời thêm các đối tác, nhà đầu tư, và dịch vụ truyền thông nếu như quyết định tổ chức lễ quy mô lớn.

Mục đích và hình thức sự kiện

• Mục đích chính của buổi khai trương là tạo cơ hội quảng bá công ty. Thể hiện sự chuyên nghiệp và mục tiêu kinh doanh.
• Hình thức sự kiện phải phản ánh thương hiệu và giá trị cốt lõi của công ty. Điều này bao gồm lựa chọn nơi tổ chức (trong văn phòng, khách sạn, hoặc một địa điểm độc đáo), phong cách trang trí, và chương trình sự kiện (diễn thuyết, giới thiệu sản phẩm, tiệc mừng).

Khách mời tham gia buổi lễ

Lựa chọn khách mời quan trọng và phụ thuộc vào mục tiêu của công ty. Các khách mời mà bạn có thể lựa chọn bổ sung vào danh sách ngày khai trương công ty có thể kể đến như sau:

• Các khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng.
• Đối tác kinh doanh và nhà đầu tư.
• Các quan chức và chính trị gia có thể ảnh hưởng đến công ty.
• Các đại diện của truyền thông và truyền thông xã hội để tạo thông tin và tiếp thị.

Ngoài ra, việc lên kế hoạch chi tiết, đảm bảo hệ thống âm thanh và ánh sáng hoạt động tốt. Cung cấp thực đơn ẩm thực phong phú, và có chương trình giải trí thú vị cũng quan trọng. Để làm cho buổi khai trương thành công. Đặc biệt, bạn nên chú trọng đến việc tạo dựng một không gian thú vị và thân thiện để tạo ấn tượng tốt với khách mời.

Mẫu kịch bản khai trương công ty chuyên nghiệp, ấn tượng

Tiêu đề:…………………

Thời gian:……………….

Địa điểm:……………………

Mục tiêu chính

• Tạo dấu ấn mạnh mẽ cho sự ra mắt của trong cộng đồng và với khách hàng, đối tác, và nhà đầu tư.
• Tạo cơ hội để kết nối và xây dựng mối quan hệ với khách hàng và đối tác.
• Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới (nếu có).
• Tạo trải nghiệm đáng nhớ cho khách mời.

Phần 1: Mở đầu Lễ Khai Trương

MC mở đầu sự kiện bằng lời chào đến toàn thể khách mời tham dự buổi lễ

• Thời lượng: 10 phút
• MC chào mừng khách mời và giới thiệu sự kiện.
• Khách hàng và đối tác quan trọng của công ty được mời lên sân khấu để tham gia vào lễ cắt băng.
• CEO hoặc người đại diện của công ty nói lên tầm quan trọng của ngày hôm nay. Đặc biệt phổ biến cam kết của công ty đối với khách hàng và cộng đồng.

Phần 2: Giới thiệu Công Ty 

Giám đốc, người đại diện lên giới thiệu về công ty và buổi lễ khai trương

• Thời lượng: 15 phút
• Video hoặc biểu trình trực tiếp về lịch sử và phát triển của công ty.
• Giới thiệu đội ngũ quản lý và nhân viên chủ chốt.
• Tôn vinh thành tựu và giải thưởng của công ty nếu có.

Phần 3: Sản Phẩm/Dịch Vụ Mới (nếu có)

Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới trong ngày lễ khai trương công ty

• Thời lượng: 10 phút
• Giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
• Mô tả các tính năng và lợi ích chính.
• Nếu có thể, có thử nghiệm sản phẩm hoặc biểu diễn trực tiếp.

Phần 4: Chương trình Networking và Giao Lưu 

• Thời lượng: 45 phút
• Khách mời được thảo luận và kết nối với nhau trong không gian được thiết kế đặc biệt.
• Biểu diễn những chương trình nghệ thuật đặc biệt, tạo ấn tượng và thu hút cho khách mời. Cụ thể như: múa lân sư rồng, ca sĩ, nhóm nhảy, nhóm xiếc,…
• Cung cấp thêm tiệc trà teabreak để khách mời tận hưởng khi thưởng thức chương trình.

Phần 5: Kết Luận 

Kết thúc chương trình khai trương bằng lời cảm ơn chân thành đến với mọi người

• Thời lượng 10 phút
• CEO hoặc người đại diện của công ty nói lời cảm ơn đối với khách mời đã tham gia.
• Nếu có món quà nhỏ, trao tặng cho khách mời làm lưu niệm.
• Khách mời được khuyến nghị theo dõi các trang mạng xã hội của công ty và liên hệ với công ty để biết thêm thông tin.

Phần 6: Kết thúc sự kiện 

• Thời lượng: 30 phút
• Khách mời được mời ra khỏi không gian sự kiện một cách lịch sự.
• Đội ngũ sự kiện dọn dẹp và làm sạch sân khấu và không gian.

Lưu ý:

• Đảm bảo có đội ngũ MC, nhân viên hỗ trợ, và bảo vệ để đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru.
• Đảm bảo rằng mọi người có thể tham gia vào lễ cắt băng một cách an toàn và nghiêm túc.
• Lên kế hoạch cho thiết kế không gian sự kiện và trang trí để phản ánh thương hiệu của công ty.
• Làm việc cùng các nhà cung cấp dịch vụ ẩm thực, âm thanh, ánh sáng, và trang trí để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
• Mẫu kịch bản này có thể điều chỉnh tuỳ thuộc vào nhu cầu và mong muốn của từng doanh nghiệp, công ty.

Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương công ty trọn gói, chuyên nghiệp – Minh Vũ Media

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – Minh Vũ Media

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – Minh Vũ Media

Minh Vũ Media là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội. Với danh tiếng và hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Minh Vũ Media đã đạt được nhiều thành tựu và đánh dấu sự xuất sắc trong việc mang đến các trải nghiệm và sự kiện ấn tượng. Dịch vụ của Minh Vũ không chỉ giới hạn trong việc lên kế hoạch và tổ chức sự kiện. Cụ thể như: tổ chức khai trương, tổ chức khánh thành, tất niên,…. Tại đây còn mở rộng thêm với dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện, nhân viên sự kiện,…

Minh Vũ Media cam kết mang đến cho khách hàng sự tận tâm, chuyên nghiệp và sự sáng tạo không giới hạn. Với đội ngũ nhân viên tài năng và có kinh nghiệm, luôn sẵn sàng để thực hiện những ý tưởng sáng tạo nhất của khách hàng và biến chúng thành hiện thực.

Quy trình tổ chức sự kiện khai trương công ty tại Minh Vũ Media

• Bước 1: Tiếp nhận và trao đổi thông tin với khách hàng. Gặp gỡ và trao đổi thông tin với khách hàng về yêu cầu, mong muốn và kế hoạch tổ chức sự kiện.
• Bước 2: Lên ý tưởng kịch bản và khảo sát không gian. Dựa trên thông tin nhận được, lên ý tưởng kịch bản sơ bộ cho sự kiện. Tiến hành khảo sát không gian đo lường để xác định các yếu tố về không gian, trang thiết bị và cần thiết.
• Bước 3: Lên bảng báo giá chi tiết từng hạng mục. Dựa trên ý tưởng kịch bản và khảo sát không gian, lên bảng báo giá chi tiết cho từng hạng mục. Bao gồm cả dịch vụ, thiết bị, trang phục, âm thanh, ánh sáng và thiết kế.
• Bước 4: Ký kết hợp đồng pháp lý và triển khai tổ chức. Sau khi thống nhất về bảng báo giá và các yêu cầu, ký kết hợp đồng pháp lý với khách hàng. Sau đó, bắt tay vào triển khai tổ chức sự kiện.
• Bước 5: Chuẩn bị trước sự kiện. Chuẩn bị các công việc như thiết kế trang trí, chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng, trang phục. Chuẩn bị các hoạt động giải trí, quảng cáo và marketing.
• Bước 6: Thực hiện chương trình theo kịch bản. Triển khai sự kiện theo kịch bản đã được lên trước đó. Đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng.
• Bước 7: Kết thúc và thanh toán. Sau khi sự kiện kết thúc, tiến hành thanh toán theo hợp đồng. Đánh giá kết quả của sự kiện cùng khách hàng.

Hình ảnh một số dự án khai trương trọn gói Minh Vũ Media đã thực hiện