Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Khai Trương Hiệu Quả, Tiết Kiệm Chi Phí

Khai trương là một trong số những sự kiện, để quảng cáo, giới thiệu các mặt hàng của các doanh nghiệp đến cho mọi người cùng biết. Để tổ chức một sự kiện khai trương thành công cần rất nhiều yếu tố. Trong đó lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương chi tiết là bước vô cùng quan trọng nếu muốn tổ chức. Bài viết dưới đây sẽ giúp  bạn hiểu hơn về điều đó.

Những hạng mục trong kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

Để đảm bảo kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương diễn ra theo quy mô, mục đích và giới hạn ngân sách dự kiến, doanh nghiệp cần lập một checklist các hạng mục thực hiện sự kiện, bao gồm:

• Thời gian và địa điểm tổ chức buổi lễ khai trương.
• Mục đích và yêu cầu về quy mô sự kiện, hình ảnh truyền thông, ngân sách, đối tượng khách mời và số lượng khách tham dự sự kiện.
• Cơ sở vật chất tổ chức sự kiện, bao gồm âm thanh, ánh sáng, ….
• Nhân sự thực hiện sự kiện đảm bảo có đủ nhân sự chuyên nghiệp và phù hợp với mục đích và quy mô của sự kiện.
• Tư liệu cho khách hàng: Chuẩn bị các tài liệu như tờ rơi, sản phẩm mẫu.
• Thiết kế ấn phẩm: Cần thiết kế các ấn phẩm như thư mời, tờ rơi, banner, mặt bằng sự kiện.

Doanh nghiệp nên lập một checklist các hạng mục cho kế hoạch thực hiện sự kiện

Kịch bản của kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương 

Để kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương thành công, công ty cần thực hiện các bước chuẩn bị kỹ lưỡng về thời gian và địa điểm:

• Thời gian: Xác định thời điểm tổ chức lễ khai trương một cách cẩn thận. Chọn ngày và giờ phù hợp, đảm bảo sự thuận tiện cho khách hàng và đối tác.
• Địa điểm: Lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô và mục tiêu của buổi lễ khai trương. Đảm bảo không gian đáp ứng được số lượng khách mời dự kiến. 

Lên ngân sách chi tiết cho kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

Trong quá trình lên ngân sách, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau và định rõ các khoản chi phí:

• Địa điểm: Bao gồm thuê địa điểm và các đồ dùng cần thiết tại địa điểm.
• Đồ ăn thức uống: Xác định hình thức tiệc như tiệc bàn tròn, set menu.
• Trang trí: Bao gồm hoa, bóng bay, cổng chào và các yếu tố trang trí phù hợp.
• Âm thanh ánh sáng: Bao gồm loa, đèn, nhạc và màn hình để đảm bảo âm thanh chất lượng.
• Văn nghệ: Xem xét các hoạt động văn nghệ như ca hát, nhảy múa.
• Set up: Bao gồm sân khấu, bàn ghế và các thiết bị cần thiết.
• Photo, camera: Xem xét chi phí cho dịch vụ chụp hình và quay phim sự kiện.
• Nhân sự: Bao gồm nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, nhân viên tiếp tân,..
• Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh: Dành một phần ngân sách cho các chi phí dự phòng và các chi phí phát sinh không lường trước.

Tiết mục múa lân do đội lân Minh Vũ thực hiện

Thi công, trang trí trong kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

Để kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương diễn ra suôn sẻ thì công đoạn trang trí sự kiện đóng vai trò quan trọng. Việc này nhằm gây ấn tượng với khách hàng

• Bên ngoài khu vực lễ: Treo banner, bandroll, để thu hút và quảng bá cho sự kiện.
• Khu vực cổng chào: Lắp đặt cổng chào (cổng hơi), thảm đỏ, cây kiểng và lối đi để tạo nên không gian hoành tráng khu vực cổng chào
• Khu vực lễ: Lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế cho khách mời, bàn tiếp tân và trang trí 
• Khu vực khai trương: Treo băng khánh thành, cột barie và các yếu tố khác nhằm tạo điểm 

Trang trí bố trí bàn ghế đẹp mắt

Thực hiện các nghi thức cúng trong kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

Sau khi xác định ngày khai trương. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những lễ vật để tiến hành lễ cúng và dâng lên hương án theo tục lệ, cửa hàng hoặc văn phòng được may mắn và thuận lợi trong kinh doanh.

Nghi thức cúng bái dành cho khai trương doanh nghiệp

Để kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương diễn ra đúng kế hoạch. Chủ doanh nghiệp sẽ chuẩn bị bài văn cúng và thực hiện lễ khai trương trước khi buổi lễ chính diễn ra. Trong lễ cúng, chủ doanh nghiệp sẽ đọc bài văn để bày tỏ lòng biết ơn và cầu mong sự bảo trợ của các linh hồn tổ tiên và các thế lực tốt lành. Qua lễ cúng, doanh nghiệp mong muốn nhận được sự ủng hộ và bình an trong hoạt động kinh doanh.

Kịch bản tổ chức lễ khai trương

Các buổi lễ khai trương hiện nay thường tuân theo một quy trình chung nhằm đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp. Thông thường, mọi buổi lễ khai trương đều bao gồm các phần chính sau:

Tiếp đón khách mời

• Nhóm tiếp đón khách và quầy tiếp tân: Gồm 3 nhóm nhân viên. Nhóm 1 đón khách từ cổng và dẫn hướng khách đến quầy tiếp tân. Nhóm 2 đứng tại quầy tiếp tân để chào đón khách và thực hiện các nhiệm vụ như cài hoa thương hiệu cho khách. Nhóm 3 đón tiếp khách vào chỗ ngồi và quầy teabreak.
• Nhân sự hướng dẫn đỗ xe: Bố trí nhân sự để hướng dẫn khách đỗ xe và hỗ trợ đỗ xe an toàn.

Khai mạc sự kiện

• Khai mạc: MC có nhiệm vụ khai mạc buổi lễ, thông qua một bài phát biểu chào mừng và giới thiệu chung về sự kiện. MC đảm bảo buổi lễ khai trương bắt đầu một cách trang trọng và hứa hẹn.
• Giới thiệu về đại biểu, khách quý và khách mời: MC giới thiệu danh sách và giới thiệu về các đại biểu quan trọng tham dự buổi lễ. MC cung cấp thông tin về tầm quan trọng và đóng góp của mỗi người trong sự kiện.

Bàn tiệc đứng cocktail dành cho khai trương công ty

Cắt băng khai trương

• MC mời lãnh đạo doanh nghiệp lên sân khấu để thực hiện nghi thức cắt băng khai trương. Đây là một khoảnh khắc quan trọng, khởi đầu cho doanh nghiệp mới.
• Nếu được đồng ý và phù hợp, có thể tổ chức pháo hoa nổ hai bên hoặc sử dụng bong bóng nổ để tạo hiệu ứng đặc biệt.

Tiết mục cắt băng khánh thành

Kết thúc buổi lễ

• Chụp hình giao lưu: Tổ chức chụp hình giao lưu với các đối tác.
• Bố trí nhân sự tiễn khách: Bố trí nhân sự để hỗ trợ khách mời trong việc tiễn khách ra xe. 
• Quà tặng cho khách mời: Cung cấp quà tặng cho khách mời.

Minh Vũ Media công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội

Minh Vũ Media công ty chuyên tổ chức sự kiện uy tín. Với nhiều năm kinh nghiệm, công ty vẫn luôn đổi mới và phát triển để khách hàng sẽ có một dịch vụ tốt nhất. Những lý do khách hàng nên chọn dịch vụ của chúng tôi:

• Tiết kiệm được chi phí
• công ty có rất nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện
• Các trang thiết bị hiện đại
• nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong tình huống 

Qua bài viết trên Minh Vũ Media đã cho bạn biết kế hoạch tổ chức sự kiện lễ khai trương gồm những yếu tố nào. Nếu bạn cần thuê dịch vụ tổ chức khai trương hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại bên dưới.