Chi tiết một kế hoạch tổ chức lễ khai trương đầy đủ nhất

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, việc khai trương một cửa hàng, văn phòng mới là một cột mốc quan trọng. Chúng đánh dấu sự phát triển và thành công. Bài viết này Minh Vũ Media sẽ chia sẻ cho bạn kế hoạch tổ chức lễ khai trương chi tiết, đầy đủ nhất. Để dựa vào đó, bạn sẽ tạo một buổi lễ khai trương cho ý nghĩa cho đơn vị của mình.

Checklist các hạng mục sự kiện lễ khai trương

Để đảm bảo cho kế hoạch tổ chức lễ khai trương diễn ra thành công tốt đẹp, các doanh nghiệp cần lập checklist các hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện bao gồm:

• Xác định thời gian và địa điểm tổ chức lễ khai trương cụ thể.
• Lập danh sách khách mời tham dự lễ khai trương.
• Dự kiến ngân sách cho sự kiện khai trương.
• Thiết kế và in thiệp mời khai trương.
• Chuẩn bị trang thiết bị âm thanh, sân khấu, bàn ghế cho sự kiện.
• PR và quảng cáo sự kiện: treo banner, xin giấy phép thuê địa điểm.
• Tiến hành thi công và trang trí tổng thể buổi lễ khai trương.
• Trang trí bên ngoài khu vực tổ chức: treo banner, bandroll, cờ lưu động xung quanh,…
• Lắp đặt cổng chào, cột barie, thảm đỏ và cây kiểng tạo lối vào.
• Lắp đặt sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí khu vực lễ.
• Lắp đặt băng khánh thành và các yếu tố khai trương, khánh thành khác.
• Chuẩn bị khu vực tiệc: quầy teabreak, bàn ghế,…

Lưu ý: Checklist này giúp đảm bảo rằng tất cả các hạng mục cần thiết đã được chuẩn bị và sẵn sàng cho sự kiện lễ khai trương.

Checklist các hạng mục sự kiện lễ khai trương

Các thiết bị có trong tổ chức lễ khai trương

Tùy vào quy mô tổ chức mà số lượng các thiết bị tổ chức trong sự kiện có thể thay đổi. Tuy nhiên về cơ bản thì một buổi tổ chức lễ khai trương trọn gói cần các thiết bị sau:

Âm thanh ánh sáng lễ khai trương

Sẽ tùy vào không gian và quy mô để lên cấu hình âm thanh ánh sáng cụ thể để đảm bảo một sự kiện khai trương.

Thiết bị sân khấu tổ chức 

• Lắp đặt sàn sân khấu cao 10cm 20cm, 30cm, 50cm, 60cm, kích thước theo địa hình.
• Lựa chọn màu thảm: đỏ cờ, xám ghi, xanh nước biển, đen
• Bao gồm: mặt sàn ván ép, chân sắt, thảm trải, váy phủ và 3 bậc lên xuống.

Bàn ghế trong kế hoạch tổ chức

• Bàn ghế, khách vip, đại biểu các loại theo yêu cầu, mẫu nơ áo ghế
• Bàn tròn bar đứng thắt nơ
• Bục phát biểu hoa cài lẵng hoa chúc mừng

Trang trí BACKDROP 

• Trang trí backdrop bóng bay
• Trang trí cổng bóng bay khai trương
• Trang trí hoa, ảnh,..

Tùy thuộc vào buổi lễ khai trương về nội dung nào thì bạn sẽ lên ý tưởng trang trí khai trương phù hợp.

Thiết bị chuẩn bị lễ cắt băng khai trương 

• Bộ cắt băng khai trương, quạt công nghiệp, quạt hơi nước, điều hòa , cây sưởi theo mùa
• Thiết bị bộ cắt băng pháo điện quạt hơi nước dễ sử dụng cho buổi lễ.

Thiết bị trình chiếu màn hình Led tivi

• Thiết bị trình chiếu màn hình LED, tivi, máy chiếu để giới thiệu nội dung quan trọng và tạo hiệu ứng hình ảnh chuyên nghiệp.
• Hàng rào bảo vệ inox được đặt xung quanh sân khấu để bảo vệ VIP khi lên sân khấu phát biểu.
• Pháo điện cao cấp tạo điểm nhấn nổi bật trong lúc cắt băng khai trương.

Chuẩn bị đầy đủ thiết bị, dụng cụ cần thiết

Kịch bản tổ chức lễ khai trương

Dưới đây là kịch bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương đầy đủ và chi tiết nhất. Bạn có thể tham khảo và áp dụng vào trong kế hoạch của mình.

Lên khung kế hoạch tổ chức khai trương

Bạn cần đưa ra kế hoạch tổ chức khai trương cụ thể, cần những đầu công việc gì trước khi thực hiện.

• Xác định ngày và giờ tổ chức lễ khai trương.
• Lựa chọn chủ đề và mục tiêu của buổi lễ.
• Đặt ra danh sách công việc cần thực hiện và xác định người phụ trách mỗi công việc.
• Lên kế hoạch cho các hoạt động và chương trình trong buổi lễ.
• Chuẩn bị danh sách khách mời và gửi lời mời.
• Lên kế hoạch quảng bá và tiếp thị sự kiện.

Địa điểm tổ chức

Xác định địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô và chủ đề của lễ khai trương. Có thể là một cửa hàng, nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc một không gian sự kiện đặc biệt. Kiểm tra và đảm bảo rằng địa điểm có đủ không gian cho khách mời và các hoạt động dự kiến.

Dự kiến chi phí cho kế hoạch tổ chức khai trương chi tiết

Bạn cần lên cụ thể ngân sách cho hoạt động, gồm những chi phí như:

• Chi phí cho thuê địa điểm tổ chức lễ khai trương.
• Chi phí trang trí, hoa, cây cảnh, đèn, âm thanh và ánh sáng.
• Tiền lương cho nhân viên tổ chức và nhân viên phục vụ.
• Chi phí in ấn và thiết kế thiệp mời, banner, băng rôn, vv.
• Chi phí ẩm thực và thức uống cho khách mời.
• Chi phí dịch vụ chuyên nghiệp như MC, nghệ sĩ biểu diễn, DJ, vv.
• Phí vận chuyển và lưu trữ (nếu cần thiết).
• Chi phí quảng cáo và tiếp thị sự kiện.
• Các khoản phát sinh dự phòng.

Lưu ý: Khi lên ngân sách, cần xem xét mức độ quan trọng của từng khoản chi tiêu và đảm bảo rằng tổng chi phí không vượt quá ngân sách được quy định. Có thể thương lượng với các nhà cung cấp dịch vụ để giảm chi phí hoặc tìm kiếm những sự hỗ trợ từ đối tác hoặc nhà tài trợ.

Tiến hành thi công, dàn dựng trang trí buổi lễ

Bắt đầu tiến hành các công đoạn thi công, trang trí cho buổi lễ khai trương trở nên lộng lẫy và đẹp mắt.

• Thuê đội ngũ trang trí chuyên nghiệp để thi công và dàn dựng không gian lễ khai trương.
• Lựa chọn màu sắc và chủ đề phù hợp với thương hiệu và mục tiêu của doanh nghiệp.
• Thiết kế bản vẽ sơ đồ trang trí cho không gian tổ chức, bao gồm trình diễn vị trí của các vật phẩm trang trí như banner, băng rôn, hoa, cây cảnh, ánh sáng, vv.
• Thực hiện thi công và trang trí theo sơ đồ đã thiết kế, đảm bảo sự cân đối và hài hòa cho không gian lễ trường.
• Kiểm tra và đảm bảo rằng các trang trí đã hoàn thành đúng thời gian trước thời điểm diễn ra buổi lễ.

Thực hiện nghi thức cúng khai trương và khấn khai trương

Sau công đoạn trang trí, thi công thì sẽ tới giai đoạn thực hiện các nghi lễ khai trương, khấn vái.

• Chuẩn bị đầy đủ các vật phẩm cúng khai trương như bát đĩa, hương, nến, cây lễ, và các vật phẩm mang ý nghĩa tốt lành.
• Lựa chọn người thực hiện nghi lễ cúng khai trương, có thể là một nhân viên quản lý, người sáng lập doanh nghiệp, hoặc người có uy tín và trách nhiệm trong cộng đồng.
• Thực hiện nghi thức cúng khai trương một cách trang trọng, tôn nghiêm và đúng thời gian trong buổi lễ khai trương.
• Sau nghi thức cúng khai trương, có thể tiến hành nghi thức khấn khai trương để cam kết với các giá trị và mục tiêu của doanh nghiệp.

Tiết mục cắt băng khánh thành

Mẫu kịch bản tổ chức lễ khai trương

Tiếp theo cùng tham khảo mẫu kịch bản tổ chức lễ khai trương được Minh Vũ Media áp dụng cho khách hàng. 

Chào đón khách mời

• MC chào mừng và giới thiệu buổi lễ.
• Phát biểu chào mừng từ người đại diện doanh nghiệp.
• Giới thiệu danh sách khách mời quan trọng.

 Khai mạc buổi lễ khai trương

• Phát biểu mở đầu từ MC.
• Ra mắt chương trình và giới thiệu ngắn gọn về hoạt động trong buổi lễ.

Tiến hành cắt băng khai trương và nghi lễ cần thiết

• Nhân viên chủ cửa hàng hoặc người đại diện doanh nghiệp cắt băng khai trương.
• Tiến hành nghi lễ cắt băng với sự chứng kiến của khách mời.
• Người đại diện doanh nghiệp tiến hành nghi thức cúng khai trương.
• Tiến hành nghi thức khấn khai trương với sự tham gia của toàn bộ nhân viên và khách mời.

Kết thúc buổi lễ khai trương

• Cảm ơn khách mời đã tham gia và ủng hộ.
• MC kết thúc buổi lễ và chúc mừng sự kiện thành công.

Minh Vũ Media – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Minh Vũ Media tự hào là công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội và nhiều tỉnh thuộc khu vực phía Bắc với kinh nghiệm hoạt động trong nghề hơn 10 năm. Dù có nhiều đối thủ cạnh tranh, nhưng Minh Vũ Media vẫn có một vị thế nhất định trong ngành với phương châm luôn đem lại những điều tốt đẹp nhất cho khách hàng.

Vì sao nên lựa chọn Minh Vũ Media cho kế hoạch tổ chức lễ khai trương?

Thay vì tốn thời gian lên kế hoạch và phí VAT để thuê các dụng cụ từ nhiều nơi, bạn nên lựa chọn dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói tại Minh Vũ bởi:

• Chúng tôi có kinh nghiệm thực hiện nhiều sự kiện khai trương ở các lĩnh vực khác nhau, từ khai trương trọn gói cửa hàng, show thời trang, nhà hàng, spa đến khai trương trung tâm thương mại, công ty, văn phòng…
• Các trang thiết bị, dụng cụ luôn được bảo hành thường xuyên, đảm bảo mới trên 90%, đặc biệt luôn có sẵn tại kho nên giá cho thuê luôn được ưu đãi nhất.
• Cho thuê các nhân sự sự kiện được đào tạo, có chuyên môn trong từng lĩnh vực như: MC, PG hay các tiết mục văn nghệ, múa lân sư rồng,….
• Lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương chi tiết từng phân đoạn đi kèm với báo giá từng hạng mục để quý khách hàng dễ dàng nắm bắt.
• Thủ tục hợp đồng đầy đủ, có xuất hóa đơn theo yêu cầu của khách hàng.

Phương thức liên hệ

Nếu như bạn đang có nhu cầu lên kế hoạch cho buổi lễ khai trương cụ thể, hãy lên hệ ngay tới Minh Vũ Media để nhận được sự hỗ trợ tận tình nhất. Liên hệ với chúng tôi thông qua Hotline: 0985783366 (Mr. Tuyến) hoặc Website chính thức. Chúng tôi luôn luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ quý khách hàng mọi lúc mọi nơi.

Hy vọng với chia sẻ về kế hoạch tổ chức lễ khai trương cụ thể ở trên sẽ mang đến cho bạn thông tin hữu ích. Nếu bạn đang cần tìm đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khai trương uy tín hãy liên hệ với Minh Vũ Media ngay nhé.