Cách Tổ Chức Lễ Khai Trương Đơn Giản, Chuyên Nghiệp, Giá Rẻ

Minh Vũ Media cung cấp các gói tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội hiện nay. Bài viết sau sẽ đưa ra cách tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp nhất.

Cách Tổ Chức Lễ Khai Trương Chuyên Nghiệp 

Đối với những doanh nghiệp mới bắt đầu phát triển thì việc tổ chức lễ khai trương là vô cùng quan trọng. Việc khai trương doanh nghiệp ấy là bước đầu tạo ấn tượng với khách hàng. Bằng việc tổ chức một sự kiện khai trương chỉn chu, chuyên nghiệp sẽ để lại ấn tượng ban đầu cực tốt với khách hàng.

Lựa chọn thời điểm phù hợp đúng cách tổ chức lễ khai trương

Thông thường thời gian, thời điểm diễn ra sự kiện sẽ do chủ doanh nghiệp hoặc bộ phận Marketing ấn định. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý một số điều dưới đây: 

Chọn ngày giờ tốt để tổ chức lễ khai trương 

Ngày và giờ thường là yếu tố quan trọng trong một buổi sự kiện.

Vì vậy, cần chú ý chọn ngày tốt để tổ chức sự kiện. Bạn có thể tra cứu trên lịch hoặc trên mạng dựa theo những chỉ dẫn sau đây:

• Bước 1: Tránh các ngày xấu (tương ứng với việc) được liệt kê khi tìm kiếm.
• Bước 2: Ngày không được xung khắc với bản mệnh (ngũ hành của ngày không xung khắc với ngũ hành của tuổi).
• Bước 3: Căn cứ sao tốt, sao xấu cân nhắc, ngày phải có nhiều sao Đại Cát (như Thiên Đức, Nguyệt Đức, Thiên Ân, Thiên Hỷ… thì tốt). Nên tránh ngày có nhiều sao Đại Hung.
• Bước 4: Trực, Sao nhị thập bát tú phải tốt. Trực Khai, Trực Kiến, Trực Bình, Trực Mãn là tốt.
• Bước 5: Xem ngày đó là ngày Hoàng đạo hay Hắc đạo để cân nhắc thêm. Khi chọn được ngày tốt rồi thì chọn thêm giờ (giờ Hoàng đạo) để khởi sự.

Từ xa xưa ông bà ta đã có câu: “ Có thờ có thiêng có kiêng có lành”. Tuy nhiên, ngoài việc xem xét những yếu tố như trên, bạn cũng cần để ý những thông tin khác như sau:

• Thời tiết: Hãy chọn ngày có thời tiết tốt, ổn định để tổ chức. Tránh tình trạng xảy ra những trục trặc về thời tiết nếu sự kiện diễn ra ngoài trời.
• Lịch trình của khách mời: Hãy chọn những ngày mà khách mời có thể dễ dàng tham dự.
• Ngày lễ: Tránh chọn ngày khai trương vào những ngày lễ để tránh việc khách mời có lịch trình khác.
• Chất lượng âm thanh: Tránh chọn ngày trùng với sự kiện khai trương khác để đảm chắc chắn về mặt âm thanh cũng như chất lượng sự kiện.
• Địa điểm: Chọn địa điểm phù hợp với sự kiện. 

Tất cả những yếu tố trên sẽ giúp bạn tìm ra ngày giờ phù hợp nhất để tổ chức một buổi sự kiện khai trương thành công.

Thời gian tổ chức phù hợp với đối tượng khách mời 

Đối tượng khách mời là những người hoặc tổ chức nào đó mà bạn muốn mời tham dự sự kiện. Những đối tượng này có thể là các đối tác, nhân viên, các chủ doanh nghiệp khác hoặc các chủ quản lý của doanh nghiệp. Và mỗi nhóm khách mời sẽ phù hợp với mục đích của buổi sự kiện cũng như mục tiêu mà bạn hướng đến của buổi sự kiện. 

Yếu tố khách mời cũng là điều quan trọng nhất để lựa chọn thời điểm diễn ra sự kiện khai trương. Bạn nên sắp xếp thời gian tổ chức để phù hợp với từng nhóm đối tượng. Nếu đó là các chủ doanh nghiệp hoặc người làm tự do thì có thể linh động về mặt thời gian. Hay nếu là các nhân viên làm việc theo giờ hành chính thì hãy tránh những khung giờ đó ra. Hoặc có cả hai trường hợp trên thì cuối tuần là sự lựa chọn hoàn hảo nhất.

Địa điểm tổ chức buổi lễ khai trương

Địa điểm tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

Chọn địa điểm tổ chức lễ khai trương là yếu tố quan trọng trong khâu tổ chức giúp một buổi lễ thành công. Địa điểm phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về không gian, tiện ích, an toàn. Đồng thời phù hợp với số lượng khách mời dự kiến.

Nếu bạn muốn tổ chức một buổi sự kiện nội bộ, bạn có thể tận dụng ngay một phòng với diện với tích phù hợp với nhu cầu của cuộc họp. Đặc biệt, nên tổ chức vào buổi tối để thuận tiện cho các nhân viên cũng như các doanh nghiệp sẽ tham dự.

Nếu là một sự kiện lớn hơn, bạn có thể chọn sử dụng một khách sạn, một trung tâm hội nghị hoặc một khu vực rộng trên một sân vận động. Còn nếu như diễn ra ở những địa điểm công cộng với mục đích quảng bá cho công chúng thì nên tổ chức vào ban ngày để tạo được hiệu ứng lan tỏa.

Tất cả phải phù hợp với mục đích và yêu cầu của sự kiện.

Cách tổ chức lễ khai trương hiệu quả 

Chuẩn bị trước ngày diễn ra sự kiện 

Để có một lễ khai trương hoàn hảo, bạn cần lên một kịch bản khai trương chỉn chu, đầy đủ gồm:

• Lên danh sách số lượng khách mời.
• Khảo sát địa điểm.
• Thiết kế và in, vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế thư mời, banner, bandroll, backdrop sân khấu, lễ tân…
• In ấn và phát thiệp mời
• Xin giấy phép treo banner quảng cáo, giấy phép thuê địa điểm tổ chức ở Sở văn hóa và du lịch.
• Đặc biệt không thể thiếu sự góp mặt của MC – người dẫn chương trình và là linh hồn của sự kiện

Hình ảnh MC chỉnh chu dẫn dắt chương trình khai trương chuyên nghiệp

Tiến hành thi công và dàn dựng trang trí buổi lễ 

• Bên ngoài khu vực lễ: Treo bandroll, banner, cờ phướn, cờ lưu xung quanh khu vực diễn ra buổi lễ 
• Khu vực cổng chào và lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barie, thảm đỏ, cây kiểng lối đi khu vực lễ.
• Khu vực lễ: Lắp đặt bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.
• Khu vực khai trương, khánh thành: Treo băng khánh thành, cột barie…
• Khu vực tiệc: Quầy teabreak, bàn ghế…

Hình ảnh trang trí bàn khách mời lễ khai trương

Tiến hành cách tổ chức lễ khai trương 

Chào đón khách mời

• Bố trí đội ngũ nhân sự PG, PB chia làm 3 nhóm. Nhóm 1 đón khách từ cổng và hướng dẫn khách vào vị trí tiếp tân. Nhóm 2 ở vị trí lễ tân gắn hoa và logo sự kiện cho khách. Nhóm 3 hướng dẫn khách vào đúng chỗ ngồi.
• Bố trí đội ngũ hướng dẫn khách đậu xe. Nhận hoa và quà của khách gửi đến doanh nghiệp.
• Đội múa lân đón khách ở cổng chào.
• Màn hình LED chiếu hình ảnh về công ty với đối tác. 
• Kiểm tra liên tục tiến trình diễn ra, sân khấu, âm thanh ánh sáng, các thiết bị hỗ trợ,…
• Điểm lại số lượng khách mời cho MC và xác nhận còn thiếu khách mời nào hay không

Các tiết mục văn nghệ 

Việc sắp xếp các tiết mục văn nghệ chính là một trong những cách thu hút khách tốt nhất. Đặc biệt những tiết mục đặc sắc bắt mắt bắt tai sẽ là một trong các ấn tượng tốt hàng đầu với khách mời. 

• MC ổn định khách mời và tuyên bố lý do của buổi lễ.
• Múa Lân mở đầu chương trình.
• Các tiết mục bắt đầu diễn ra để làm nóng chương trình.

MC ổn định đón tiếp khách mời 

Khai mạc

• MC giới thiệu về đại biểu, khách quý, khách mời tham dự.
• Màn hình trình chiếu video quá trình thành lập và phát triển của công ty.
• MC mời lãnh đạo doanh nghiệp lên phát biểu, chia sẻ cảm nghĩ và những lời chúc mừng.
• Nên có những phát biểu của các khách quý, người có ảnh hưởng công chúng. Để buổi lễ và sản phẩm có thể lan tỏa hơn đến khách hàng.

Cắt băng khai trương 

• MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và các đơn vị có liên quan cắt băng khai trương.
• Nên có pháo hoa nổ hai bên hoặc bong bóng nổ.
• MC mời đại biểu lên khui sâm banh, cắt bánh thực hiện nghi thức chúc mừng. PG mang khây sâm banh đến mời khách dùng.

Cắt băng khai trương, chúc mừng hồng phát

Sau khi cắt băng khai trương, MC giới thiệu qua về sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp và mời mọi người có thể tham quan và dùng thử những dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp đó. Cuối cùng là mời mọi người thưởng thức tiệc nhẹ. 

Kết thúc buổi lễ 

• MC mời các doanh nghiệp liên quan và khách mời lên chụp hình kỷ niệm
• Bố trí đội ngũ tiễn khách, giúp khách lấy xe
• Nên có quà lưu niệm để tạo ấn tượng tốt với khách mời

Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất hiện nay tại Hà Nội 

Để có một buổi lễ khai trương thật thành công và hoàn hảo thì những yếu tố như khách mời, kịch bản, âm thanh, ánh sáng, trang trí sân khấu sự kiện cùng dàn nhân sự chuyên nghiệp là điều không thể thiếu. 

Minh Vũ Media là đơn vị uy tín chuyên cung cấp các gói dịch vụ trọn gói tổ chức sự kiện lớn nhỏ. Công ty Minh Vũ Media luôn tự hào về chất lượng cũng như cách tổ chức lễ khai trương lớn nhỏ cho các đơn vị doanh nghiệp khác nhau. Cùng với đó là dàn nhân sự vô cùng chuyên nghiệp, có tinh thần trách nhiệm cao cũng như luôn nhiệt tình, tích cực trong công việc.  

Hình ảnh lễ khai trương của công ty cổ phần xây lắp Miteco

Dù hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện khác nhau. Tuy nhiên, Minh Vũ Media luôn là lựa chọn hàng đầu bởi những yếu tố sau : 

Tiết kiệm thời gian

Nếu như tự mình thực hiện các khâu chuẩn bị sự kiện như trang trí, thuê nhân sự, lên kịch bản chương trình,… Thì đến với Minh Vũ Media bạn sẽ không phải làm việc đó. Chúng tôi sẽ giúp bạn làm tất cả những việc đó dùm bạn. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian cũng như công sức.

Tiết kiệm chi phí 

Minh Vũ Media sẽ cắt giảm tối đa những khâu chuẩn bị không cần thiết cho sự kiện. Đồng thời, chúng tôi cũng có những gói phù hợp với quy mô tổ chức sự kiện của bạn. Bạn có thể tiết kiệm được chi phí lên đến 20% so với những đơn vị tổ chức khác.

Thủ tục đơn giản 

Quy trình từ tiếp nhận yêu cầu đến khâu chuẩn bị và thanh toán vô cùng nhanh gọn, sẽ không làm tốn nhiều thời gian của quý khách. Minh Vũ Media sẽ xuất hóa đơn theo đề xuất hóa đơn VAT theo yêu cầu của đơn vị yêu cầu.

Trên đây là cách thức tổ chức một buổi lễ khai trương hoàn chỉnh và chuyên nghiệp. Công ty Minh Vũ Media sẽ là một lựa chọn tốt hàng đầu với quý khách hiện nay tại Hà Nội. Đến với chúng tôi bạn sẽ được tư vấn và cung cấp những dịch vụ tốt nhất.

Mọi chi tiết xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH thương mại và phát triển truyền thông Minh Vũ – Minh Vũ Media 

Mobile: 0942 444 667 – 0982 559 323

Phòng kinh doanh – dịch vụ khách hàng: Liên hệ với HOÀNG TUYẾN Email: sukienmv@gmail.com