10 Bước Để Tổ Chức Khai Trương Quán Cà Phê, Trà Sữa Thành Công

Ngày khai trương có thể xem là cột mốc quan trọng. Đánh dấu việc quán chính thức đi vào hoạt động và phục vụ khách hàng. Để có một buổi lễ khai trương thành công bạn cần phải lên kế hoạch rõ ràng. Để tránh những sai sót ảnh hưởng đến sự kiện. Với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện khai trương, Minh Vũ Media sẽ chia sẻ cho bạn cách tổ chức lễ khai trương quán cà phê, trà sữa thành công.

Quy trình 10 bước để khai trương quán cà phê, trà sữa thành công

Có rất nhiều bước cần chuẩn bị trước khi sự kiện khai trương diễn ra. Dù là quy mô lớn hay nhỏ thì bạn cũng cần thực hiện theo những điều sau:

Xin giấy phép kinh doanh, giấy phép tổ chức sự kiện

Giấy phép kinh doanh là một trong những loại giấy tờ quan trọng. Bắt buộc phải có để vận hành quán cà phê. Bên cạnh đó, đối với lĩnh vực cà phê cần có giấy phép xây dựng quán cà phê, chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm của bộ công thương. Việc xin các loại giấy phép này phải tiến hành trước khi sự kiện diễn ra.

Bên cạnh đó cần phải có giấy phép tổ chức sự kiện. Bởi vì ngoại trừ những sự kiện nhỏ mang tính chất cá thể ra thì những sự kiện có doanh nghiệp, tổ chức đều bắt buộc có giấy phép từ các cơ quan ban ngành nhà nước.

Tổ chức khai trương quán cà phê

Triển khai kế hoạch quảng bá

Thiết kế các băng rôn khai trương để treo ở quán cà phê trước vài ngày. Nhằm để thông báo về việc khai trương quán. Đối với băng rôn khai trương cần thể hiện rõ các khuyến mãi đặc biệt tại quán. Đi kèm với thời gian để thu hút sự chú ý của khách qua đường

Ngoài ra cần thiết kế thêm các poster, banner quảng cáo bắt mắt. Để quảng cáo online để mọi người biết đến sự kiện và quán cà phê của mình

Mẫu băng rôn khai trương cho quán cà phê

Ước định số lượng khách mời

Bên cạnh những khách hàng đến trải nghiệm sản phẩm tại quán thì chắc chắn sẽ có những khách mời đặc biệt là bạn bè, đối tác hay các nhà tài trợ. Vậy nên cần lên danh sách để có thể chuẩn bị bàn ghế cũng như quà tặng trị ân.

Xác định ngày, giờ tổ chức khai trương quán cà phê

Trong mỗi tháng đều sẽ có những ngày tốt thích hợp để khai trương. Tuỳ vào mệnh tuổi của gia chủ có thể chọn ngày phù hợp. Vậy nên cần chọn tháng trước sau đó mới chọn ngày. Đối với thời gian thì nên tổ chức khai trương buổi sáng để có thể mở cửa bán hàng luôn trong ngày hôm đó. 

Chuẩn bị quà khai trương quán cà phê

Quà khai trương tặng cho khách có thể là những sản phẩm chủ đạo của tiệm. Ví dụ như hộp cà phê hay các ấn phẩm mang biểu tượng của quán như móc khoá, nón, áo….Dành tặng cho những vị khách đặc biệt mình mời tới.

Đối với khách ghé quán uống có thể đưa ra các chương trình khuyến mãi cộng với tặng kèm phần quà nếu hoá đơn đạt tới một giá trị nào đó.

Chuẩn bị quà tặng khai trương cho khách mời

Chuẩn bị mâm cúng khai trương quán cà phê

Mâm cũng đặc biệt quan trọng trong các buổi lễ khai trương hay khánh thành. Theo quan niệm phong thuỷ của người Việt Nam. Tuỳ điều kiện tài chính mà mâm cúng lớn hay nhỏ nhưng trên cơ bản gồm có: nhang, nến/đèn, lọ hoa tươi, mâm trái cây ngũ quả, trầu cau, giấy vàng/bạc, xôi/chè, gà/heo,…

Nếu không có thời gian chuẩn bị hay không rành về các lễ vật để cúng thì có thể liên hệ Minh Vũ để được hỗ trợ cung cấp mâm cúng khai trương trọn gói.

Mâm cúng khai trương quán cà phê, trà sữa

Set up sân khấu

Bên cạnh không gian chính của tiệm vào ngày lễ khai trương quán cà phê cần bố trí thêm một số khu vực khác như ghế ngồi cho khách mời hay khu vực sân khấu với backdrop để check in. Đây cũng là nơi để chủ tiệm cắt băng khai trương và chia sẻ cảm nghĩ.

Ngoài ra, khi set up sân khấu khai trương còn cần có một số thiết bị sự kiện như cột chắn inox để phân làn lối đi, thảm đỏ cùng các thiết bị âm thanh. 

Tham Khảo: 20+ Mẫu Backdrop khai trương đẹp, ấn tượng cho cửa hàng

Đơn vị set up sân khấu khai trương giá rẻ

Trang trí quán cà phê

Đối với những quán cà phê nhỏ hơn thì có thể không cần đến sân khấu, nhưng cũng cần một số vật dụng trang trí khai trương như cổng chào bong bóng hay bóng hơi để thu hút sự chú ý. Bố trí thêm nơi để đặt hoa khai trương của tiệm.

Trang trí khai trương cho quán cà phê ấn tượng

Thuê đội múa lân khai trương, MC 

Tiết mục múa lân giúp cho không khí trở nên sôi động và cũng cầu mong nhiều điều may mắn. Vì theo quan niệm của người Việt, lân là một trong những tứ linh tượng trưng cho thịnh vượng, tài lộc. 

Múa lân khai trương rước tài lộc

Ngoài ra cần có một người MC dễ dẫn dắt buổi khai trương được suôn sẻ và thành công

Bố trí đủ nhân viên để tiếp đón và phục vụ khách 

Cần phân bố nhân lực đầy đủ để vừa phục vụ tốt khách mời tham dự lẫn khách ghé quán uống. Vì ấn tượng ban đầu rất quan trọng, nếu bạn mang đến cho khách hàng cảm giác chuyên nghiệp và tận tình trong ngày đầu thì chắc chắn sau này khách sẽ quay lại uống ủng hộ. 

Đơn vị tổ chức lễ khai trương quán cà phê, trà sữa khu vực phía Bắc

Khác với các lễ khai trương khác thì quán cà phê sau khi diễn ra lễ khai trương sẽ đi vào hoạt động luôn ngay hôm đó. Vậy nên cần rất phân chia ra rất nhiều nhân lực để phục vụ. Do đó, để đảm bảo sự chu toàn cho buổi lễ khai trương quan trọng bạn cần một đơn vị có chuyên môn và kinh nghiệm để hỗ trợ.

Đơn vị tổ chức lễ khai trương trọn gói giá rẻ

Minh Vũ Media cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khai trương quán cà phê trọn gói với việc lên kế hoạch, kịch bản khai trương phù hợp với từng đơn vị. Trong gói dịch vụ còn bao gồm việc: thiết kế backdrop, băng rôn khai trương, set up sân khấu, trang trí khai trương. Bên cạnh đó chúng tôi còn cho thuê đội múa lân chuyên nghiệp cùng MC nếu như tiệm cần.

Liên hệ Minh Vũ để được tư vấn và báo giá chi tiết. 

Bài viết tham khảo:

• Mẫu kịch bản tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp đầy đủ ý
• Quy trình tổ chức lễ khánh thành nhà máy hấp dẫn